Ratgeber · Thema
E-Rechnung
Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 bzw. 2028 auch ausstellen. Hier findest du die Pflichten, die Formate und den Weg zur passenden Software – Schritt für Schritt.
Alle Artikel zu E-Rechnung
E-Rechnungspflicht 2025–2028: Wer muss ab wann?
Empfangen seit 2025, ausstellen ab 2027 bzw. 2028 – mit allen Ausnahmen und einer Checkliste.
Lesezeit 6 Min. · Stand November 2026GrundlagenKann ich mit Word oder Excel eine E-Rechnung schreiben?
Kurz: Nein. Warum eine PDF nicht reicht, bis wann sie noch erlaubt ist – und was du stattdessen brauchst.
Lesezeit 4 Min. · Stand November 2026AnleitungXRechnung erstellen – Schritt für Schritt
Leitweg-ID, Pflichtangaben, Prüfung und Versand an die Behörde – einfach erklärt.
Lesezeit 6 Min. · Stand November 2026VergleichZUGFeRD oder XRechnung: Was ist der Unterschied?
Beide sind E-Rechnungen – aber nicht jeder Empfänger nimmt beide.
Lesezeit 5 Min. · Stand November 2026AnleitungXRechnung öffnen und lesen
Eine XRechnung ist eine XML-Datei. So machst du sie lesbar – auch kostenlos.
Lesezeit 4 Min. · Stand November 2026AnleitungPDF in E-Rechnung umwandeln – geht das?
Was erlaubt ist, was nicht und welcher Weg wirklich funktioniert.
Lesezeit 5 Min. · Stand November 2026ZielgruppeE-Rechnung für Kleinunternehmer
Ausstellen musst du nicht – empfangen schon. Was das konkret heißt.
Lesezeit 4 Min. · Stand November 2026ZielgruppeE-Rechnung für Handwerker
Abschlags- und Schlussrechnungen, Baustellen, Behörden als Kunden.
Lesezeit 6 Min. · Stand November 2026GrundlagenE-Rechnungen empfangen und archivieren
Postfach, Originalformat, 8 Jahre – was beim Empfang wirklich Pflicht ist.
Lesezeit 5 Min. · Stand November 2026ChecklisteE-Rechnung-Software: Worauf du achten musst
Die Checkliste für die Wahl deines Rechnungsprogramms – Punkt für Punkt.
Lesezeit 5 Min. · Stand November 2026Dazu gibt es noch keinen Artikel. Frag uns direkt.
Das Wichtigste in Kürze
- Empfangen: Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen annehmen können – siehe E-Rechnungspflicht.
- Ausstellen: Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. 2027, ab 2028 Pflicht für alle Unternehmen im Inland (B2B).
- Formate: XRechnung und ZUGFeRD erfüllen die europäische Norm – ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Siehe ZUGFeRD oder XRechnung.
- Kleinunternehmer müssen empfangen, aber nicht ausstellen – siehe E-Rechnung für Kleinunternehmer.
- Archivieren: im Originalformat – siehe E-Rechnungen empfangen und archivieren.
Fragen
Häufige Fragen
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Empfangen müssen alle Unternehmen seit 1. Januar 2025. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. Ende 2027; ab 2028 ist die E-Rechnung zwischen Unternehmen im Inland Pflicht.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung hat ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach europäischer Norm, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD.
Brauche ich eine spezielle Software?
Zum Erstellen in der Regel ja – ein Rechnungsprogramm, das XRechnung oder ZUGFeRD ausgibt. Zum Empfangen reicht ein Postfach und ein Programm, das die Dateien lesbar anzeigt.
E-Rechnungen schreiben – mit InvoiceOne
ZUGFeRD und XRechnung, Pflichtangaben-Prüfung und Archiv in einem Programm.