Bewerberdaten: Wie lange darf ich sie aufbewahren?
Nach einer Absage dürfen Bewerbungsunterlagen nur so lange aufbewahrt werden, wie du sie zur Abwehr möglicher Ansprüche nach dem AGG brauchst – in der Praxis meist bis etwa sechs Monate nach der Absage, so handhabt es zum Beispiel der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz. Wer Bewerber länger für spätere Stellen speichern will (Bewerberpool), braucht ihre Einwilligung.
Warum nicht sofort löschen?
Abgelehnte Bewerber können Ansprüche wegen Benachteiligung geltend machen: zwei Monate nach Zugang der Absage schriftlich (§ 15 Abs. 4 AGG), danach bleiben drei Monate für eine Klage. Bis dahin darfst du die Unterlagen als Beweismittel aufbewahren. Danach gilt: löschen.
Die Fristen in der Praxis
| Fall | Was tun |
|---|---|
| Absage | Unterlagen meist bis etwa 6 Monate nach der Absage aufbewahren, dann löschen bzw. vernichten |
| Einstellung | Unterlagen gehen in die Personalakte |
| Bewerberpool | nur mit Einwilligung – mit Zweck, Dauer und Widerrufsrecht |
| Papierunterlagen | zurückschicken oder datenschutzgerecht vernichten |
Bewerberpool – gerade in der Zeitarbeit
Viele Personaldienstleister wollen gute Bewerber für spätere Einsätze behalten. Das geht nur mit Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Achte darauf:
- freiwillig und getrennt von der Bewerbung abfragen
- Zweck und Dauer nennen, zum Beispiel „für passende Stellen in den nächsten 12 Monaten“
- auf das jederzeitige Widerrufsrecht hinweisen
- die Einwilligung dokumentieren
Informationspflicht
Schon bei Eingang der Bewerbung musst du informieren, wer die Daten wofür verarbeitet, wie lange sie gespeichert werden und welche Rechte bestehen (Art. 13 DSGVO). Das geht zum Beispiel über eine Datenschutzerklärung für Bewerber, auf die du in der Stellenanzeige und in der Eingangsbestätigung verweist.
Wer darf zugreifen?
Nur die Personen, die am Auswahlverfahren beteiligt sind. Gib Bewerberprofile an Kunden nur weiter, wenn die Bewerber das wissen und dem zugestimmt haben.
Siehe auch: Stellenanzeige rechtssicher schreiben.
Passende Bewerber in der Nähe finden – mit der Bewerber-Karte
Bewerber nach Postleitzahl und Umkreis finden und passende Profile an Kunden senden.