Was kostet ein Mitarbeiter wirklich? (mit Rechner)
Kurz gesagt
Ein Mitarbeiter kostet mehr als sein Bruttolohn. 2026 kommen als Arbeitgeberanteile rund 20 % Sozialversicherung hinzu (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) sowie die Umlagen U1, U2 und Insolvenzgeld und der Beitrag zur Berufsgenossenschaft. Bei 3.000 Euro brutto sind das rund 715 Euro im Monat, also etwa 3.715 Euro Gesamtkosten. Dazu kommen Kosten für Urlaub, Krankheit, Arbeitsplatz und Verwaltung.
Die Arbeitgeberanteile 2026
| Beitrag | Arbeitgeber zahlt | Grenze im Monat |
|---|---|---|
| Krankenversicherung | 7,3 % + halber Zusatzbeitrag (Ø 1,45 %) | bis 5.812,50 € |
| Pflegeversicherung | 1,8 % | bis 5.812,50 € |
| Rentenversicherung | 9,3 % | bis 8.450 € |
| Arbeitslosenversicherung | 1,3 % | bis 8.450 € |
| Umlage U1 (Krankheit) | je nach Krankenkasse, z. B. rund 2 % – nur bis 30 Mitarbeiter | |
| Umlage U2 (Mutterschaft) | je nach Krankenkasse, z. B. 0,44 % | |
| Insolvenzgeldumlage | 0,15 % | |
| Berufsgenossenschaft | je nach Branche und Gefahrklasse |
Beispiel: 3.000 € brutto
| Betrag | |
|---|---|
| Bruttolohn | 3.000,00 € |
| Kranken- und Pflegeversicherung | 316,50 € |
| Renten- und Arbeitslosenversicherung | 318,00 € |
| Umlagen U1 (2,1 %), U2 (0,44 %), Insolvenzgeld | 80,70 € |
| Kosten pro Monat (ohne Berufsgenossenschaft) | 3.715,20 € |
| Kosten im Jahr | 44.582,40 € |
Rechne deinen Fall oben im Rechner.
Was außerdem kostet
- bezahlte Zeit ohne Arbeit: Urlaub, Feiertage, Krankheit – oft 15 bis 20 % der Arbeitszeit (Erfahrungswert)
- Arbeitsplatz, Arbeitskleidung, Software, Fortbildung
- Lohnabrechnung (Lohnbüro oder Programm), Einarbeitung
- Weihnachts- oder Urlaubsgeld, wenn vereinbart
Gut zu wissen
- Für Minijobs gelten pauschale Sätze – siehe Minijob als Arbeitgeber.
- Zwischen 603,01 € und 2.000 € im Monat (Übergangsbereich) weichen die Anteile etwas ab.
- Aus der U1 bekommst du einen Teil der Lohnfortzahlung bei Krankheit erstattet, aus der U2 die Kosten bei Mutterschutz.
Siehe auch: Erster Mitarbeiter, Steuerfreie Extras für Mitarbeiter, Verrechnungssatz in der Zeitarbeit.
Personalkosten im Blick – mit dem Personal ERP
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QuellenDieser Ratgeber ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.