XRechnung erstellen – Schritt für Schritt
Eine XRechnung ist ein XML-Datensatz nach der Norm EN 16931. Du erstellst sie mit einem Rechnungsprogramm: Leitweg-ID des Auftraggebers eintragen, Pflichtangaben ausfüllen, Rechnung prüfen lassen und über das Rechnungsportal (bei Bundesbehörden die OZG-RE) oder über Peppol übermitteln.
Wer braucht eine XRechnung?
Vor allem, wer an Behörden liefert: Die Bundesverwaltung verlangt seit dem 27. November 2020 elektronische Rechnungen, Standard ist die XRechnung. Auch viele Länder und Kommunen erwarten sie. Im Geschäft zwischen Unternehmen ist die XRechnung eine von zwei üblichen Formen der E-Rechnung – die andere ist ZUGFeRD. Wann E-Rechnungen Pflicht werden: E-Rechnungspflicht 2025–2028
Schritt 1: Leitweg-ID und Bestellnummer erfragen
Die Leitweg-ID sagt, an welche Stelle die Rechnung geht. Du bekommst sie vom Auftraggeber – steht sie nicht im Auftrag, frag dort nach. Hast du eine Bestellnummer oder Lieferantennummer, gehört sie ebenfalls in die Rechnung.
Schritt 2: Pflichtangaben eintragen
Neben den üblichen Angaben einer Rechnung (§ 14 UStG) verlangt der Bund in der XRechnung unter anderem:
- die Leitweg-ID
- deine Bankverbindung
- die Zahlungsbedingungen
- eine E-Mail-Adresse für Rückfragen
- Lieferanten- und Bestellnummer, sofern bekannt
- die elektronischen Adressen von Verkäufer und Käufer
Schritt 3: Erstellen und prüfen
Das Rechnungsprogramm erzeugt aus deinen Angaben die XML-Datei. Wichtig ist die Prüfung vor dem Versand: Fehlt eine Pflichtangabe oder stimmt eine Summe nicht, weist die Behörde die Rechnung zurück. Ein gutes Programm prüft die Rechnung nach den Regeln der XRechnung und zeigt dir einen Prüfbericht.
Schritt 4: Übermitteln
Für Bundesbehörden ist die OZG-RE seit September 2025 das zentrale Rechnungsportal (die frühere ZRE ist abgeschaltet). Dort kannst du die XRechnung hochladen, per E-Mail schicken oder über ein Webformular eingeben. Alternativ geht der Versand über das Netzwerk Peppol. Länder und Kommunen nutzen teils eigene Portale – frag beim Auftraggeber nach.
Schritt 5: Archivieren
Bewahre die XRechnung im Originalformat auf, also als XML-Datei, unveränderbar und GoBD-konform.
So geht es mit InvoiceOne
In InvoiceOne trägst du beim Kunden die Leitweg-ID ein und wählst als Format XRechnung. Vor dem Abschließen prüft InvoiceOne die Pflichtangaben und rechnet die Rechnung nach den Regeln der EN 16931 nach – zu jeder E-Rechnung gibt es einen Prüfbericht. Danach wird die Rechnung mit Prüfsumme archiviert.
E-Rechnungen schreiben und empfangen – mit InvoiceOne
ZUGFeRD und XRechnung, Prüfung der Pflichtangaben, Versand per E-Mail und GoBD-Archiv – in einem Programm.