ZUGFeRD oder XRechnung: Was ist der Unterschied?
Beide sind E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931. Die XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz ohne Ansicht – Standard bei Behörden. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML: Menschen lesen das PDF, die Buchhaltung liest die Daten. Für Rechnungen an Unternehmen reichen beide, wenn das ZUGFeRD-Profil passt.
Was beide gemeinsam haben
XRechnung und ZUGFeRD sind strukturierte, maschinenlesbare Rechnungen nach der Norm EN 16931. Die Buchhaltung des Empfängers liest Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Bankverbindung automatisch aus. Damit erfüllen beide die E-Rechnungspflicht – bei ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und mit dem richtigen Profil.
Der Unterschied auf einen Blick
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Aufbau | reine XML-Datei | PDF mit eingebetteter XML |
| Für Menschen lesbar | nur mit Anzeige-Programm | ja, wie eine normale PDF |
| Rechnungen an Behörden | Standard | nicht der Standard |
| Rechnungen an Unternehmen | ja | ja (ab Profil EN 16931) |
| Rechtlich maßgeblich | die XML | der XML-Teil |
ZUGFeRD-Profile: Welche reichen?
ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen – sie legen fest, wie viele Angaben in den Daten stecken. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten zu wenige Angaben und gelten nicht als E-Rechnung. Ab dem Profil EN 16931 (früher „Comfort“) bist du auf der sicheren Seite.
Welches Format für wen?
- Behörden (vor allem der Bund): XRechnung mit Leitweg-ID – siehe XRechnung erstellen
- Unternehmen: ZUGFeRD ist meist angenehmer, weil der Kunde die Rechnung wie gewohnt als PDF sieht. XRechnung geht genauso.
- Privatkunden: keine E-Rechnung nötig – eine normale PDF reicht.
Frag große Kunden am besten einmal, welches Format ihre Buchhaltung bevorzugt.
Warum nicht beides?
Ein gutes Rechnungsprogramm erstellt beide Formate aus denselben Angaben. In InvoiceOne stellst du beim Kunden ein, ob er ZUGFeRD oder XRechnung bekommt – den Rest erledigt das Programm, inklusive Prüfung nach EN 16931.
E-Rechnungen schreiben und empfangen – mit InvoiceOne
ZUGFeRD und XRechnung, Prüfung der Pflichtangaben, Versand per E-Mail und GoBD-Archiv – in einem Programm.