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Kann ich mit Word oder Excel eine E-Rechnung schreiben?

Stand: November 2026 · Lesezeit 4 Min.

Kurz gesagt

Nein. Eine Rechnung aus Word oder Excel – auch als PDF gespeichert – ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Eine E-Rechnung braucht ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Im Geschäft mit anderen Unternehmen reicht die Word-Rechnung ab 2027 bzw. 2028 nicht mehr.

Warum reicht eine PDF aus Word nicht?

Eine E-Rechnung muss maschinenlesbar sein: Die Buchhaltung des Empfängers liest Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und IBAN automatisch aus. Eine PDF aus Word oder Excel ist dagegen nur ein Bild der Rechnung – die Daten darin sind nicht strukturiert.

Word und Excel können keinen XML-Datensatz nach der Norm EN 16931 erzeugen, wie ihn XRechnung und ZUGFeRD verlangen. Daran ändern auch Rechnungsvorlagen nichts.

Bis wann darf ich noch mit Word schreiben?

ZeitraumRechnung aus Word/Excel an Unternehmen
2025 und 2026erlaubt – als PDF nur mit Zustimmung des Empfängers
2027nur noch bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz
ab 2028nicht mehr erlaubt

Dazu gilt schon seit 2025: Du musst E-Rechnungen deiner Lieferanten empfangen können. Die ganze Übersicht: E-Rechnungspflicht 2025–2028

Wann darf ich Word weiter benutzen?

  • für Rechnungen an Privatkunden
  • für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
  • als Kleinunternehmer nach § 19 UStG – du musst keine E-Rechnungen ausstellen

Was brauche ich stattdessen?

Ein Rechnungsprogramm, das E-Rechnungen erzeugt. Achte darauf, dass es:

  • ZUGFeRD und XRechnung erstellt – manche Empfänger, vor allem Behörden, wollen XRechnung
  • vor dem Versand die Pflichtangaben prüft und die Rechnung nachrechnet
  • E-Rechnungen deiner Lieferanten lesen und anzeigen kann
  • alles GoBD-konform archiviert
  • deinem Steuerberater die Daten übergibt, z. B. per DATEV-Export

Und wenn ich schon Word-Vorlagen habe?

Deine Texte, dein Logo und deine Bankverbindung übernimmst du einfach in das Rechnungsprogramm. In InvoiceOne wählst du eines von 12 Layouts mit deinem Logo und deiner Farbe – die Rechnung sieht so aus wie bisher, ist aber eine echte E-Rechnung.

E-Rechnungen schreiben und empfangen – mit InvoiceOne

ZUGFeRD und XRechnung, Prüfung der Pflichtangaben, Versand per E-Mail und GoBD-Archiv – in einem Programm.

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QuellenDieser Ratgeber ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Fragen

Häufige Fragen

Ist eine PDF mit eingebetteter XML eine E-Rechnung?

Ja – genau das ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein PDF für Menschen mit eingebetteten Daten für die Buchhaltung. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen dafür allerdings nicht.

Gibt es eine Word-Vorlage für die XRechnung?

Nein. Mit Word lässt sich keine gültige XRechnung erzeugen, denn die XRechnung ist ein XML-Datensatz und kein Dokument.

Darf ich Privatkunden weiter eine PDF-Rechnung schicken?

Ja. Rechnungen an Privatkunden sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Kann Excel eine E-Rechnung erstellen?

Nein. Auch Excel erzeugt keinen strukturierten Datensatz nach EN 16931. Dafür brauchst du ein Rechnungsprogramm mit E-Rechnung.