E-Rechnungspflicht 2025–2028: Wer muss ab wann?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen musst du sie im Geschäft mit anderen Unternehmen ab dem 1. Januar 2027, wenn dein Umsatz im Vorjahr über 800.000 € lag – ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Die Buchhaltung des Empfängers kann Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Bankverbindung automatisch auslesen.
In Deutschland üblich sind zwei Formate:
- XRechnung – ein reiner XML-Datensatz, Pflicht bei Rechnungen an Bundesbehörden
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) – ein PDF mit eingebetteten XML-Daten, gut lesbar für Menschen und Maschinen; die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht
Eine PDF-Rechnung aus Word oder einem einfachen Programm ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Mehr dazu: Kann ich mit Word oder Excel eine E-Rechnung schreiben?
Die Fristen auf einen Blick
| Zeitraum | Empfangen | Ausstellen an Unternehmen (B2B) |
|---|---|---|
| seit 1. Januar 2025 | Pflicht für alle | E-Rechnung, Papier oder PDF (PDF mit Zustimmung des Empfängers) |
| ab 1. Januar 2027 | Pflicht für alle | E-Rechnung Pflicht bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz; sonst Papier oder PDF noch erlaubt |
| ab 1. Januar 2028 | Pflicht für alle | E-Rechnung Pflicht für alle Unternehmen |
Für den Empfang reicht zunächst ein E-Mail-Postfach. Du musst die E-Rechnung aber lesen und im Originalformat aufbewahren können.
Wer ist ausgenommen?
- Rechnungen an Privatkunden (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
- Fahrausweise
- bestimmte steuerfreie Umsätze (§ 4 Nr. 8 bis 29 UStG)
- Kleinunternehmer (§ 19 UStG) müssen keine E-Rechnungen ausstellen – empfangen können müssen sie trotzdem
Rechnungen an Behörden
Für Rechnungen an die Bundesverwaltung gilt schon seit dem 27. November 2020 eine eigene Pflicht: Dort wird die XRechnung erwartet, mit der Leitweg-ID des Auftraggebers. Länder und Kommunen haben teils eigene Regeln. Wie das geht, steht hier: XRechnung erstellen – Schritt für Schritt
Checkliste: Was du jetzt tun solltest
- Klären, über welche E-Mail-Adresse E-Rechnungen ankommen sollen
- Ein Programm wählen, das E-Rechnungen lesen, prüfen und archivieren kann
- Prüfen, ob dein Umsatz über 800.000 € liegt – dann musst du ab 2027 E-Rechnungen ausstellen
- Ein Rechnungsprogramm einrichten, das ZUGFeRD und XRechnung erstellt und vor dem Versand die Pflichtangaben prüft
- Mit deinem Steuerberater klären, wie die Belege in die Buchhaltung kommen
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