Lohnabrechnung: diese Angaben sind Pflicht
Arbeitnehmer bekommen bei jeder Zahlung eine Abrechnung in Textform (§ 108 GewO). Sie muss mindestens den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Entgelts zeigen – Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen, Abzügen, Abschlägen und Vorschüssen. Die Details regelt die Entgeltbescheinigungsverordnung: unter anderem Arbeitgeber- und Mitarbeiterdaten, Steuer- und Sozialversicherungsangaben, Brutto, Netto und Auszahlungsbetrag.
Wann und in welcher Form?
Bei jeder Zahlung des Arbeitsentgelts, in Textform – also auf Papier oder elektronisch, zum Beispiel als PDF. Hat sich gegenüber der letzten Abrechnung nichts geändert, kann sie entfallen (§ 108 GewO).
Die Pflichtangaben im Überblick
| Bereich | Angaben (Auswahl) |
|---|---|
| Arbeitgeber | Name und Anschrift |
| Mitarbeiter | Name, Anschrift, Geburtsdatum, Versicherungsnummer, Beginn der Beschäftigung |
| Zeitraum | Abrechnungszeitraum |
| Steuer | Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer |
| Sozialversicherung | Beitragsgruppen, Krankenkasse, Arbeitnehmeranteile, beitragspflichtiges Entgelt |
| Entgelt | Bruttoentgelt mit Zuschlägen und Zulagen, Nettoentgelt, Abzüge, Auszahlungsbetrag |
Die vollständige Liste steht in § 1 der Entgeltbescheinigungsverordnung.
Zeitarbeit: Zuschläge sichtbar machen
Für Leiharbeitnehmer sollten Branchenzuschläge, Equal-Pay-Anpassungen und Einsatzzulagen einzeln ausgewiesen werden. Das macht die Abrechnung nachvollziehbar und hilft bei Prüfungen – siehe Branchenzuschläge und Equal Pay.
Aufbewahren
Das Lohnkonto musst du bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung aufbewahren (§ 41 EStG). Für andere Unterlagen können längere Fristen gelten – stimme das mit deiner Steuerberatung ab.
Häufige Fehler
- Zuschläge nur als Summe statt einzeln ausgewiesen
- falscher Abrechnungszeitraum bei Ein- und Austritt
- Mindestlohn nicht beachtet – siehe Mindestlohn 2026
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