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Arbeitsvertrag: Pflichtangaben nach dem Nachweisgesetz

Stand: November 2026 · Lesezeit 5 Min.

Kurz gesagt

Arbeitgeber müssen die wesentlichen Arbeitsbedingungen nachweisen – unter anderem Beginn, Arbeitsort, Tätigkeit, Probezeit, Zusammensetzung und Höhe des Entgelts, Arbeitszeit, Urlaub und das Verfahren bei einer Kündigung (§ 2 NachwG). Seit 2025 genügt dafür meist die Textform, wenn das Dokument zugänglich, speicher- und ausdruckbar ist. In Branchen mit besonderem Schwarzarbeitsrisiko bleibt Schriftform Pflicht. Verstöße kosten bis zu 2.000 Euro Bußgeld.

Die Pflichtangaben (Auswahl)

  • Name und Anschrift beider Seiten
  • Beginn und bei Befristung das Ende
  • Arbeitsort bzw. Hinweis auf wechselnde Orte
  • Tätigkeit – kurze Beschreibung
  • Probezeit
  • Entgelt: Zusammensetzung und Höhe, Zuschläge, Zulagen, Prämien, Sonderzahlungen, Überstundenvergütung, Fälligkeit und Art der Auszahlung
  • Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten, ggf. Schichtsystem und Abrufarbeit
  • Möglichkeit, Überstunden anzuordnen
  • Urlaub
  • Anspruch auf Fortbildung, falls vorhanden
  • betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger
  • Kündigung: Schriftform, Fristen und die Frist für eine Kündigungsschutzklage
  • anwendbare Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen

Einige Angaben müssen am ersten Arbeitstag vorliegen, andere spätestens am siebten Kalendertag, der Rest innerhalb eines Monats.

Form: Textform seit 2025

Seit 2025 darfst du den Nachweis meist in Textform erteilen – etwa als PDF per E-Mail –, wenn er zugänglich, speicherbar und ausdruckbar ist und du um eine Empfangsbestätigung bittest. Verlangt der Mitarbeiter einen schriftlichen Nachweis, musst du ihn unverzüglich aushändigen.

Ausnahmen mit Schriftform: Branchen mit besonderem Schwarzarbeitsrisiko, etwa Bau und Gastronomie. Befristungen brauchen weiterhin die Schriftform (Unterschrift), sonst gilt der Vertrag als unbefristet.

Leiharbeitnehmer: Zusatzangaben

Für Leiharbeitnehmer kommen weitere Angaben dazu, unter anderem Firma und Anschrift des Verleihers, die Erlaubnisbehörde sowie Ort und Datum der Erlaubnis. Außerdem bekommen sie das Merkblatt der Bundesagentur für Arbeit (§ 11 AÜG). Siehe Arbeitnehmerüberlassungsvertrag.

Folgen bei Fehlern

Bis zu 2.000 Euro Bußgeld je Verstoß – und Beweisprobleme bei Streit über Lohn oder Arbeitszeit.

Siehe auch: Kündigungsfristen, Mindestlohn 2026.

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QuellenDieser Ratgeber ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Fragen

Häufige Fragen

Darf ich Arbeitsverträge per E-Mail verschicken?

Seit 2025 genügt für den Nachweis der Arbeitsbedingungen meist die Textform, etwa als PDF. Ausnahmen gelten für Branchen mit besonderem Schwarzarbeitsrisiko und für Befristungen, die weiter die Schriftform brauchen.

Was muss in einem Arbeitsvertrag stehen?

Unter anderem Beginn, Arbeitsort, Tätigkeit, Probezeit, Entgelt mit allen Bestandteilen, Arbeitszeit, Urlaub, Überstunden und das Verfahren bei einer Kündigung (§ 2 NachwG).

Was passiert, wenn Angaben fehlen?

Es droht ein Bußgeld bis 2.000 Euro. Der Arbeitsvertrag bleibt aber wirksam.