XRechnung öffnen und lesen

Warum sieht die XRechnung so seltsam aus?

Eine XRechnung enthält nur Daten, kein Layout: Rechnungsnummer, Positionen, Beträge, Steuersätze, Bankverbindung. Öffnest du die Datei im Browser oder in einem Editor, siehst du verschachtelte XML-Zeilen statt einer Rechnung. Das ist richtig so – die Datei ist für die Buchhaltung gemacht, nicht fürs Auge.

Kostenlos: der E-Rechnungs-Viewer von ELSTER

Die Finanzverwaltung bietet unter elster.de/eportal/e-rechnung einen E-Rechnungs-Viewer an:

• ohne Anmeldung bei ELSTER
• XML-Datei hochladen, die Rechnung wird lesbar angezeigt
• jeweils eine Datei bis 10 MB

Für einzelne Rechnungen reicht das. Wenn du regelmäßig E-Rechnungen bekommst, wird das Hochladen von Hand aber schnell mühsam.

Bequemer: ein Rechnungsprogramm, das E-Rechnungen liest

Ein Programm mit E-Rechnung zeigt dir XRechnung und ZUGFeRD wie eine normale Rechnung an und übernimmt die Daten direkt: Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge je Steuersatz und IBAN. Du prüfst nur noch und buchst. In InvoiceOne kommen Eingangsrechnungen sogar automatisch über ein eigenes Rechnungs-Postfach an.

XRechnung prüfen (validieren)

Ob eine XRechnung den Regeln entspricht, zeigt ein Validator. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) stellt dafür einen frei verfügbaren Prüf-Baustein bereit, den viele Programme nutzen. Für dich als Empfänger zählt vor allem: Stimmen Beträge, Steuersätze und Pflichtangaben? Ein gutes Programm prüft das beim Einlesen.

Was gehört ins Archiv?

Rechtlich maßgeblich ist die ursprüngliche XML-Datei. Bewahre sie unverändert auf – eine ausgedruckte Ansicht oder ein PDF davon reicht allein nicht. Wie lange und wie genau: E-Rechnungen empfangen und archivieren