E-Rechnungen empfangen und archivieren

Empfangen: was du brauchst

• eine E-Mail-Adresse, über die Rechnungen ankommen – am besten eine feste, z. B. rechnung@deinefirma.de
• ein Programm, das XRechnung und ZUGFeRD lesbar anzeigt – zur Not den kostenlosen Viewer von ELSTER, siehe XRechnung öffnen und lesen
• einen festen Ablauf: Wer prüft die Rechnung, wer gibt sie frei, wer bezahlt?

Archivieren: das Original zählt

Aufbewahrt wird die E-Rechnung im Originalformat – bei der XRechnung also die XML-Datei. Ein Ausdruck oder eine PDF-Ansicht reicht allein nicht. Die Daten müssen vollständig, unverändert und maschinell auswertbar bleiben.

Bei ZUGFeRD ist der XML-Teil entscheidend. Den PDF-Teil musst du nur zusätzlich aufbewahren, wenn er weitere steuerlich wichtige Angaben enthält – zum Beispiel Buchungsvermerke.

Wie lange?

Für Rechnungen und andere Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von 8 Jahren (vorher 10). Das gilt für alle Belege, deren Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei 10 Jahren.

Was GoBD-konform bedeutet

• unveränderbar: Niemand darf die gespeicherte Rechnung später ändern
• vollständig und geordnet: jede Rechnung auffindbar
• jederzeit lesbar: auch bei einer Betriebsprüfung, über die ganze Frist
• nachvollziehbar: Änderungen und Freigaben werden protokolliert

Eine Ablage im normalen Mail-Postfach oder auf dem Desktop erfüllt das meist nicht dauerhaft.

Vom Postfach bis zur Buchung – automatisch

In InvoiceOne landen Anhänge aus deinem Rechnungs-Postfach automatisch als Eingangsrechnung, die Daten werden ausgelesen und geprüft, und jede Rechnung wird mit Prüfsumme archiviert. Für den Steuerberater gibt es den DATEV-Export.