E-Rechnung für Kleinunternehmer
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG musst du keine E-Rechnungen ausstellen – deine Rechnungen dürfen weiter Papier oder PDF sein. E-Rechnungen empfangen können musst du aber seit dem 1. Januar 2025, wie jedes Unternehmen. Achtung: Überschreitest du die Umsatzgrenzen, gilt für dich wieder alles wie für andere Unternehmen.
Ausstellen: keine Pflicht
Kleinunternehmer sind von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen. Du darfst deine Rechnungen also weiter als PDF oder auf Papier schreiben – auch nach 2028. Freiwillig E-Rechnungen zu schicken ist erlaubt, und manche Geschäftskunden freuen sich darüber.
Auf jeder Rechnung muss weiterhin der Hinweis stehen, dass du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer berechnest.
Empfangen: Pflicht seit 2025
Schickt dir ein Lieferant eine E-Rechnung, musst du sie annehmen können. Dafür reicht zunächst ein E-Mail-Postfach. Lesbar machst du XRechnungen zum Beispiel mit dem kostenlosen E-Rechnungs-Viewer von ELSTER – siehe XRechnung öffnen und lesen. Aufbewahren musst du die E-Rechnung im Originalformat: E-Rechnungen empfangen und archivieren
Die Umsatzgrenzen seit 2025
| Grenze | |
|---|---|
| Umsatz im Vorjahr | höchstens 25.000 € |
| Umsatz im laufenden Jahr | höchstens 100.000 € |
Überschreitest du im laufenden Jahr die 100.000 €, wechselst du ab diesem Moment in die Regelbesteuerung. Ab dann gelten für dich die normalen Regeln – auch für E-Rechnungen ab 2027 bzw. 2028.
Was du jetzt tun solltest
- eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen festlegen
- E-Rechnungen im Original (XML) aufbewahren, nicht nur ausdrucken
- prüfen, ob du nahe an die Umsatzgrenzen kommst – dann rechtzeitig ein Rechnungsprogramm mit E-Rechnung einrichten
In InvoiceOne gibt es Kleinunternehmer-Rechnungen mit dem passenden Hinweis – und sobald du wächst, schaltest du auf E-Rechnung um, ohne das Programm zu wechseln.
E-Rechnungen schreiben und empfangen – mit InvoiceOne
ZUGFeRD und XRechnung, Prüfung der Pflichtangaben, Versand per E-Mail und GoBD-Archiv – in einem Programm.