GoBD einfach erklärt
Die GoBD sind die Regeln der Finanzverwaltung für Bücher und Unterlagen in elektronischer Form (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert 2024 und 2025). Kern: Alles muss vollständig, richtig, zeitnah und nachvollziehbar erfasst sein, darf nachträglich nicht unbemerkt geändert werden und muss bei einer Prüfung digital lesbar bereitstehen. Bargeschäfte werden täglich erfasst, andere Vorgänge zeitnah – als unbedenklich gelten zehn Tage.
Die Grundsätze
| Grundsatz | Was es heißt |
|---|---|
| Nachvollziehbarkeit | Ein sachkundiger Dritter versteht deine Buchhaltung in angemessener Zeit. |
| Vollständigkeit | Jeder Geschäftsvorfall wird erfasst – auch Barverkäufe. |
| Richtigkeit | Die Aufzeichnungen entsprechen den Tatsachen. |
| Zeitgerechtheit | Kasse täglich, andere Vorgänge zeitnah – zehn Tage gelten als unbedenklich. |
| Ordnung | Belege sind zuzuordnen und schnell zu finden. |
| Unveränderbarkeit | Korrekturen nur durch Storno und Neubuchung, nichts überschreiben. |
Verfahrensdokumentation
Beschreibe kurz, wie deine Buchhaltung funktioniert: welche Programme, wer was macht, wie Belege hereinkommen, gescannt und abgelegt werden. Fehlt sie, ist das allein noch kein schwerer Mangel – solange die Buchführung nachprüfbar bleibt. Sie hilft dir aber bei jeder Prüfung.
Datenzugriff bei der Betriebsprüfung
Die Prüfer dürfen deine Daten digital einsehen: direkt im Programm, über von dir aufbereitete Auswertungen oder als Datenexport. Deine Programme sollten das können.
E-Rechnungen
Bei der E-Rechnung zählt der strukturierte Datensatz (XML). Den bewahrst du im Originalformat auf; einen lesbaren Teil nur zusätzlich, wenn er steuerlich wichtige Zusatzangaben enthält. Mehr: E-Rechnungen empfangen und archivieren.
Was bei Verstößen droht
Ist die Buchführung nicht ordnungsgemäß, kann das Finanzamt Einnahmen hinzuschätzen – im schlimmsten Fall wird die Besteuerungsgrundlage ganz geschätzt.
Praktische Tipps
- Programme nutzen, die Änderungen protokollieren
- Belege sofort digital erfassen – siehe Belege sortieren
- feste Abläufe aufschreiben – das ist schon der Kern der Verfahrensdokumentation
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Fortlaufende Nummern, Pflichtangaben-Prüfung, E-Rechnung und Archiv – damit Belege für Buchhaltung und Steuerberatung vollständig sind.