Belege sortieren – auch für den Steuerberater
Sortiere Belege monatlich nach Art – Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Bank und Kasse – und nummeriere sie fortlaufend. Jeder Beleg muss einer Buchung zuzuordnen sein. Digitale Belege und E-Rechnungen bewahrst du im Originalformat auf. Deiner Steuerberatung gibst du die Unterlagen jeden Monat vollständig, am besten bis zum vereinbarten Termin vor der Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Das einfache System
| Ordner bzw. Ordner im Programm | Inhalt |
|---|---|
| Ausgangsrechnungen | deine Rechnungen an Kunden, nach Rechnungsnummer |
| Eingangsrechnungen | Rechnungen von Lieferanten, nach Datum |
| Bank | Kontoauszüge, jeweils mit zugehörigen Belegen |
| Kasse | Kassenbuch bzw. Kassenberichte mit Barbelegen |
| Sonstiges | Verträge, Bescheide, Lohnunterlagen, Schriftverkehr mit dem Finanzamt |
Lege für jeden Monat einen Abschnitt an. Gib jedem Beleg eine Nummer, die du in der Buchung wiederfindest.
Was auf jedem Beleg erkennbar sein muss
- Datum, Betrag und wofür
- von wem bzw. an wen
- bei Bewirtungen: Anlass und Teilnehmer
- bei Barzahlung: Kassenbon bzw. Quittung
Fehlt ein Beleg, erstelle einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zweck und Grund für den fehlenden Originalbeleg – nur als Ausnahme.
Papier oder digital?
- Digitale Belege – zum Beispiel PDF-Rechnungen per E-Mail – bewahrst du digital auf, ein Ausdruck reicht nicht.
- E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) behältst du im Originalformat – siehe E-Rechnungen empfangen und archivieren.
- Papierbelege darfst du scannen. Ob du das Papier danach vernichten darfst, hängt von einem geordneten, dokumentierten Ablauf ab – stimme das mit deiner Steuerberatung ab. Siehe GoBD einfach erklärt.
Was die Steuerberatung jeden Monat braucht
- alle Ausgangs- und Eingangsrechnungen des Monats
- Kontoauszüge aller Geschäftskonten (auch Kreditkarte, Zahlungsdienste)
- Kassenbuch bzw. Kassenberichte
- bei Mitarbeitern: Stunden, Krankheit, Urlaub, Ein- und Austritte
- Besonderes: neue Verträge, Kredite, Anschaffungen, Bescheide
Vereinbare einen festen Abgabetermin, damit die Umsatzsteuer-Voranmeldung pünktlich rausgeht – siehe Fristen beim Finanzamt.
Wie lange aufbewahren?
Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre – siehe Aufbewahrungsfristen.
Rechnungen sauber und GoBD-gerecht – mit InvoiceOne
Fortlaufende Nummern, Pflichtangaben-Prüfung, E-Rechnung und Archiv – damit Belege für Buchhaltung und Steuerberatung vollständig sind.