Betriebsprüfung: was passiert und wie du dich vorbereitest
Bei einer Betriebsprüfung (Außenprüfung) prüft das Finanzamt deine Buchführung und Steuererklärungen für meist drei zurückliegende Jahre. Sie wird mit einer Prüfungsanordnung angekündigt – in der Regel zwei Wochen vorher, bei Großbetrieben vier Wochen. Du musst Unterlagen vorlegen, Auskünfte geben und digitale Daten bereitstellen. Wer nicht mitwirkt, riskiert seit 2025 ein Mitwirkungsverzögerungsgeld von 75 Euro pro Tag.
Welche Prüfungen es gibt
| Prüfung | Wer | Ankündigung |
|---|---|---|
| Betriebsprüfung (Außenprüfung) | Finanzamt | Prüfungsanordnung, meist 2 Wochen vorher |
| Lohnsteuer-Außenprüfung | Finanzamt | angekündigt |
| Umsatzsteuer-Sonderprüfung | Finanzamt | oft kurzfristig |
| Kassen-Nachschau | Finanzamt | unangekündigt |
| Prüfung der Sozialversicherung | Deutsche Rentenversicherung | mindestens alle 4 Jahre, angekündigt |
Ablauf
1. Prüfungsanordnung: Zeitraum, Steuerarten, Prüfer, Beginn
2. Vorbereitung: Unterlagen und Daten zusammenstellen, Steuerberater informieren
3. Prüfung: im Betrieb, beim Steuerberater oder digital; der Prüfer darf Fragen stellen und Belege anfordern
4. Schlussbesprechung: Ergebnisse werden besprochen – hier lässt sich oft noch verhandeln
5. Prüfungsbericht und geänderte Bescheide, ggf. mit Nachzahlungszinsen
Datenzugriff
Der Prüfer darf auf deine Buchhaltungsdaten zugreifen und verlangt sie meist digital in auswertbarer Form. Deshalb: Programme nutzen, die Daten exportieren können, und alles GoBD-gerecht aufbewahren – siehe GoBD einfach erklärt und Aufbewahrungsfristen.
Neu seit 2025: Druck bei fehlender Mitwirkung
Frühestens sechs Monate nach der Prüfungsanordnung kann das Finanzamt ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen stellen. Wer dann nicht innerhalb eines Monats liefert, zahlt 75 € pro Tag, höchstens für 150 Tage – plus ggf. einen Zuschlag.
So bereitest du dich vor
- Belege vollständig und geordnet – siehe Belege sortieren
- Kassenbuch lückenlos – siehe Kassenbuch führen
- Verträge, Fahrtenbuch, Bewirtungsbelege griffbereit
- einen festen Ansprechpartner für den Prüfer benennen
- nichts unterschreiben oder zugeben, was du nicht verstehst – Steuerberater einbeziehen
Wichtig: Nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung ist eine strafbefreiende Selbstanzeige für die geprüften Steuern in der Regel nicht mehr möglich. Fehler früh mit dem Steuerberater klären.
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Rechnungen, Belege und Exporte GoBD-gerecht an einem Ort.
- § 193 AO – Zulässigkeit einer Außenprüfung (Gesetze im Internet)
- § 197 AO – Bekanntgabe der Prüfungsanordnung (Gesetze im Internet)
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung, Datenzugriff (Gesetze im Internet)
- § 200 AO – Mitwirkungspflichten bei der Außenprüfung (Gesetze im Internet)
- FGS: Neues Sanktionsinstrument bei Betriebsprüfungen (§ 200a AO)
- § 146b AO – Kassen-Nachschau (Gesetze im Internet)
- § 28p SGB IV – Prüfung bei den Arbeitgebern (Gesetze im Internet)