Rechnung schreiben: alle Pflichtangaben
Eine Rechnung braucht nach § 14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift von dir und dem Kunden, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Nettobetrag nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag. Bis 250 Euro reicht eine Kleinbetragsrechnung mit weniger Angaben.
Die Pflichtangaben (§ 14 Abs. 4 UStG)
- vollständiger Name und Anschrift von dir und vom Kunden
- deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- fortlaufende Rechnungsnummer – einmalig, ohne Lücken in der Logik
- Menge und Art der Ware bzw. Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (auch der Monat reicht)
- Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, inklusive vorab vereinbarter Rabatte
- Steuersatz und Steuerbetrag – oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto reichen weniger Angaben (§ 33 UStDV): dein Name und deine Anschrift, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Gesamtbetrag und Steuersatz.
Als Kleinunternehmer
Keine Umsatzsteuer ausweisen – stattdessen ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Siehe Kleinunternehmerregelung.
Häufige Fehler
| Fehler | Folge |
|---|---|
| Umsatzsteuer falsch oder unberechtigt ausgewiesen | du schuldest den Betrag trotzdem (§ 14c UStG) |
| Pflichtangabe fehlt | Kunde kann die Vorsteuer nicht abziehen und verlangt eine Korrektur |
| doppelte Rechnungsnummer | Ärger bei der Prüfung durch das Finanzamt |
E-Rechnung beachten
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, das Ausstellen wird schrittweise Pflicht – siehe E-Rechnungspflicht. Rechnungen musst du acht Jahre aufbewahren.
Ein Rechnungsprogramm wie InvoiceOne vergibt die Nummern fortlaufend und prüft die Pflichtangaben vor dem Versand.
Rechnungen von Anfang an richtig – mit InvoiceOne
Pflichtangaben-Prüfung, fortlaufende Nummern, E-Rechnung (ZUGFeRD und XRechnung) und Archiv – in einem Programm.