E-Mail-Signatur: Pflichtangaben mit Muster
Geschäftliche E-Mails gelten rechtlich als Geschäftsbriefe. GmbH und UG müssen deshalb Firma und Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer mit vollem Namen angeben (§ 35a GmbHG). Eingetragene Kaufleute nennen Firma, „e. K.“, Sitz, Registergericht und Nummer (§ 37a HGB). Fehlen die Angaben, kann das Registergericht ein Zwangsgeld festsetzen.
Wer was angeben muss
| Rechtsform | Pflichtangaben |
|---|---|
| GmbH, UG (haftungsbeschränkt) | Firma mit Rechtsform, Sitz, Registergericht, HRB-Nummer, alle Geschäftsführer (Vor- und Nachname), ggf. Aufsichtsratsvorsitz |
| eingetragener Kaufmann (e. K.) | Firma mit „e. K.“, Sitz, Registergericht, HRA-Nummer |
| GbR, Einzelunternehmen ohne Eintrag | keine gesetzliche Signaturpflicht – empfohlen: Name und Anschrift |
Muster für eine GmbH
Max Mustermann
Muster Personal GmbH
Musterstraße 1, 48143 Münster
Sitz: Münster · Amtsgericht Münster HRB 12345
Geschäftsführer: Max Mustermann, Erika Musterfrau
Telefon- und Internetangaben sind freiwillig, aber üblich.
Gut zu wissen
- Die Pflicht gilt für alle geschäftlichen E-Mails an bestimmte Empfänger – auch Antworten.
- Die Angaben müssen in der E-Mail selbst stehen, ein Link reicht nicht.
- Die Umsatzsteuer-ID ist in der Signatur keine Pflicht – auf der Rechnung schon.
Siehe auch: Impressum-Pflicht, Rechtsform wählen.
Kundenkontakte und Newsletter – mit MailStreet
Kontakte, Einwilligungen, Verlauf und Serien-E-Mails an einem Ort. Werbe-E-Mails nur an Empfänger mit Einwilligung.