Fahrtkosten und Verpflegung in der Zeitarbeit
Entscheidend ist, ob der Leiharbeitnehmer beim Kunden eine erste Tätigkeitsstätte hat. Das ist vor allem der Fall, wenn er für die gesamte Dauer seines Arbeitsverhältnisses beim selben Kunden eingesetzt wird oder für mehr als 48 Monate. Fehlt eine solche dauerhafte Zuordnung, gilt der Einsatz als Auswärtstätigkeit: Dann kann der Verleiher Fahrten mit 0,30 Euro je Kilometer und in den ersten drei Monaten Verpflegungspauschalen von 14 bzw. 28 Euro steuerfrei erstatten.
Die entscheidende Frage: erste Tätigkeitsstätte?
| Situation | Steuerliche Folge |
|---|---|
| Leiharbeitnehmer wird für die gesamte Dauer seines (oft befristeten) Arbeitsverhältnisses beim selben Kunden eingesetzt oder für mehr als 48 Monate zugeordnet | Kunde ist erste Tätigkeitsstätte – Fahrten nur über die Entfernungspauschale in der Steuererklärung |
| Einsatz „bis auf Weiteres“, kürzer als das Arbeitsverhältnis oder bei wechselnden Kunden | in der Regel Auswärtstätigkeit – Reisekosten können steuerfrei erstattet werden |
Wichtig: Der Bundesfinanzhof hat bei einem befristet angestellten Leiharbeitnehmer, der für die ganze Dauer seines Arbeitsverhältnisses beim selben Kunden eingesetzt war, eine erste Tätigkeitsstätte beim Kunden angenommen (BFH, VI R 6/17). Die Abgrenzung hängt vom Einzelfall ab – prüfe die Zuordnung in Arbeitsvertrag und Einsatzmitteilung und stimme sie mit Lohnbüro oder Steuerberatung ab.
Pauschalen 2026 (Inland)
| Was | Betrag |
|---|---|
| Fahrten mit dem eigenen Pkw (Auswärtstätigkeit) | 0,30 € je gefahrenem Kilometer |
| Verpflegung: mehr als 8 Stunden abwesend, An- und Abreisetag | 14 € |
| Verpflegung: ganzer Kalendertag | 28 € |
| Entfernungspauschale (erste Tätigkeitsstätte, nur einfache Strecke) | 0,38 € ab dem ersten Kilometer |
Die Verpflegungspauschalen gelten nur für die ersten drei Monate an derselben Tätigkeitsstätte. Danach beginnt die Frist erst nach einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen neu.
Auslöse und Tarif
„Auslöse“ ist der umgangssprachliche Begriff für solche Erstattungen. Ob und in welcher Höhe es sie gibt, regeln Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung. Steuerfrei sind sie nur im Rahmen der Pauschalen. Was darüber hinausgeht, ist Arbeitslohn.
Praxis-Tipps
- Zuordnung zur Tätigkeitsstätte schriftlich festhalten
- Einsatzbeginn und Unterbrechungen dokumentieren – wichtig für die Dreimonatsfrist
- Erstattungen getrennt auf der Lohnabrechnung ausweisen – siehe Lohnabrechnung
Zeitarbeit sauber organisieren – mit dem Personal ERP
Einsätze, Verträge, Equal Pay, Branchenzuschläge und Höchstdauer an einem Ort – damit nichts durchrutscht.
- § 9 EStG – Werbungskosten, Entfernungspauschale, erste Tätigkeitsstätte (Gesetze im Internet)
- Bundesfinanzhof, Urteil vom 10.04.2019 – VI R 6/17 (erste Tätigkeitsstätte bei Leiharbeit)
- Taxmaro: Reisekostenpauschalen 2026